Robuste Buchhaltungspraktiken und hochklassige Videokommunikation sind Begriffe, die nicht oft im selben Satz verwendet werden. Für den nationalen Verband TKC, eine der größten Buchhaltungsgruppen Japans, sind diese beiden Grundsätze der Schlüssel zum Erfolg. Und dies galt während der globalen Pandemie im Jahr 2020 mehr als je zuvor.

Das Unternehmen mit seinen rund 11.400 Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern erkannte frühzeitig das Potenzial von Videocontent und war somit in der Lage, Kunden und Mitarbeiter rechtzeitig Informationen bereitzustellen, während das ganze Land aufgrund der Pandemie in Aufruhr war.

Der Start einer für die damalige Zeit recht fortschrittlichen Videokommunikationsinitiative spiegelt die Grundüberzeugungen von Masaharu Iizuka, dem emeritierten Vorstandsvorsitzenden der TKC Corporation mit Hauptsitz in Utsunomiya wider, der großen Wert auf eine effiziente Kommunikation und eine schnelle Bereitstellung wichtiger Informationen legt.

Die Einführung und der Einsatz von Live-Video-Produktionstechniken konnte dazu beitragen, die von Herrn Iizuka formulierte Vision auch Wirklichkeit werden zu lassen.

„Wir arbeiten seit etwa 1998 mit Videoinhalten, damals aber noch über ISDN. Schon früh erkannten wir die Wirksamkeit von Videos“, sagt Naoki Kanamori, Leiter der Abteilung für IT-Investitionsplanung des System-Engineering-Zentrums der TKC-Zentrale in Tochigi. „Seit der Einführung haben wir die Verwendung von visuellen Materialien wie Tabellen und Diagrammen und die Verwendung von Farben aktiv vorangetrieben.“

Nutzung des TriCasters^® für bessere interne Videoproduktionen

TKC, das seit mehr als einem Jahrzehnt Informationen per Video übermittelt hatte, installierte 2014 den NewTek TriCaster^® 40, um die eigenen Dienstleistungen durch die Konvertierung der verbreiteten Videos in MP4-Dateien zu verbessern.

"Der Einsatz eines umfassenden Videoproduktionssystems war für uns Amateure keine leichte Entscheidung, doch mit Blick in die Zukunft dachten wir, dass wir das Know-how brauchen könnten, um unsere eigenen Videos zu produzieren. Heute wissen wir, dass diese Entscheidung die richtige war", berichtet Kanamori.

Herr Kanamori und andere selbsternannte „Amateure der Videoproduktion“ entwickelten den manuellen Betrieb weiter. "Wir haben die Funktionen und Schaltflächen auf das Notwendigste reduziert und verschiedene Anstrengungen unternommen, um Videos unter eingeschränkten Bedingungen zu erstellen", erklärt er.

Nachdem der TriCaster 40 fünf Jahre lang erfolgreich im Einsatz war, wurde die Ausstattung 2019 mit dem neuesten Modell des tragbaren Videoproduktionssystems von NewTek, dem TriCaster TC1, aufgerüstet. Das Unternehmen verbreitet Informationen an seine Mitglieder nun per Video, und zwar mit mehr als einer Produktion pro Tag, wenn viel los ist.

"Die Anschaffungskosten waren nicht gerade niedrig, doch wir konnten mit dem derzeitigen Tempo bei der Informationsverbreitung einfach nicht mithalten, wenn wir jedes Mal, wenn wir ein Video drehen wollten, Geräte mieten und technisches Personal herbeirufen müssen. Die Coronavirus-Katastrophe macht für kleine und mittelständische Unternehmen, die sowohl zu unseren Mitgliedern als auch unseren Kunden gehören, die Übermittlung zahlreicher wichtiger Informationen erforderlich. Wir sind in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen, weil wir schon früh begonnen haben, selbst Videoinhalte zu produzieren", fährt Kanamori fort.

Content-Produktion für umfassende Schulungsvideos im Iidabashi Studio

Derzeit gibt es einen TriCaster TC1 in Utsunomiya und zwei im Iidabashi Studio in Shinjuku, Tokio.

„Im Grunde zeichnen wir Seminare im Schulungsraum auf, bearbeiten sie dann und stellen sie zum Abruf bereit. In einigen Fällen übertragen wir Live-Videofeeds direkt auf Monitore an anderen Veranstaltungsorten“, so Kanamori.

Der Schulungsraum ist mit zwei an der Decke montierten Kameras ausgestattet, zwischen denen jederzeit hin- und hergeschaltet werden kann. In der Regel werden die Kameras nicht manuell bedient, sondern die Schwenk-Neige-Zoom-Positionen (PTZ) werden im Voraus eingestellt. Alle Presets werden durch Berührung der Steuereinheit ausgewählt.

Die Videoinhalte sind einfach und bestehen aus Aufnahmen unserer Dozenten, die von fest installierten Kameras aufgezeichnet werden, und Schulungsmaterial, das auf PC-Bildschirmen angezeigt wird, die über NDI^® aufgenommen werden. NDI ist ein kostenloses Protokoll, mit dem Video-, Audio- und Metadatensignale in Echtzeit über ein Standardnetzwerk übertragen werden können. Die PC-Bildschirminhalte werden gut sichtbar angezeigt, und die Aufnahmen des Dozenten sind am Rand eingebettet oder können durch Wischen eingeblendet werden.

Der an den Schulungsraum angrenzende Unterkontrollraum verfügt über ein kleines Studio, das mit einem Greenscreen zum Chroma-Key-Compositing ausgestattet ist und die Möglichkeit bietet, einfache Schulungsmaterialien zu produzieren.

„Seit Beginn der Nutzung des Vorgängermodells sind etwa sechs Jahre vergangen, und wir konnten ein bis zwei Mitarbeiter aus jeder Abteilung für die Arbeit mit TriCaster schulen. Im Iidabashi Studio haben wir über zehn Leute, die damit arbeiten können“, so Kanamori.

Über ein Jahr ist es jetzt her, dass das neueste All-in-One-Modell, der TriCaster TC1, an den Start gebracht wurde. Kanamori fährt, nachdem er ein Blick auf das Bedienpanel geworfen hat, fort: „Mir war zunächst etwas bange, aber es werden eigentlich nur sechs oder sieben Tasten genutzt. Jeder zuständige Mitarbeiter verwendet etwas andere Tasten. Jeder von uns hat die eigene bevorzugte Tastenanordnung abgespeichert.“

Das andere TriCaster-TC1-System im Iidabashi Studio wurde zum tragbaren System ernannt und kann genutzt werden, wenn an anderen Orten als dem Schulungsraum aufgezeichnet wird.

Informationen von Spitzenmentoren für 10.000 Menschen im ganzen Land

Die vom nationalen Verband TKC zur Verfügung gestellten Schulungsvideos erfreuen sich bei seinen Mitgliedern großer Beliebtheit.

„Über 10.000 Mitglieder können an den Vorträgen von hochkarätigen Experten teilnehmen“, berichtet Kanamori. „Viele unserer Mitglieder nutzen diesen Service aktiv, um über Videos zeitnah und in einer leicht verständlichen Art und Weise über aktuelle Gesetzesänderungen und institutionelle Korrekturen informiert zu werden."

Ein Mitglied, das den Dienst nutzt, Herr Yusuke Baba, Steuerberater im Büro Baba Yoshio, sagt: „Ich bin dankbar, dass ich mir die Videos jederzeit und so oft ich will auf Abruf ansehen kann. Man kann sich die in den Videos verwendeten Materialien auch ausdrucken, und das Videoformat selbst macht alles leicht verständlich.“

Der nationale Verband TKC tritt für eine lebenslange Fortbildung von Steuerberatern ein, um deren fachliche Kompetenz zu erhalten und zu verbessern und die Effizienz ihrer Buchhaltungsbüros zu steigern. Die Tatsache, dass die Trainingsstunden auf Abruf auch unter die in den Verbandsregeln vorgeschriebenen 54 Stunden pro Jahr fallen, trägt zweifellos zur verstärkten Nutzung des Programms bei.

„Während sich Japan als Nation darum bemühte, die COVID-19-Katastrophe zu überwinden, war es von großer Bedeutung, über eine Infrastruktur zu verfügen, die unseren Mitgliedern, die ihrerseits kleine und mittlere Unternehmen unterstützen, schnell Informationen liefern kann. Auch mit Blick hierauf denke ich, dass es eine gute Idee war, TriCaster bereits frühzeitig einzusetzen", fügt Kanamori hinzu.

„Viele Leute denken, dass wir sehr fortschrittliche Arbeit leisten, aber in Wirklichkeit werden, wie bereits erwähnt, nur sechs oder sieben Tasten während des Betriebs benutzt“, sagt Kanamori. „Die Funktionsweise des TriCaster ist uns natürlich auch eine große Hilfe. Würden die Leute nur erkennen, dass man Videos auf dieser Ebene erstellen kann, so würden vielleicht immer mehr Unternehmen wie wir mit Videos arbeiten.“

TKC Corporation

• Mit Firmensitz in Utsunomiya, Japan

Nationaler Verband TKC

• Berufsverband vereidigte Steuerberater
• Freiwillige Mitgliedschaft
• Von TKC Corporation ins Leben gerufen

Grundlegende Philosophie und Geschäftsziele

• Die Umsetzung der Interessen anderer nützt auch einem selbst
• Verwirklichung von Steuergerechtigkeit
• Korrekte Erfüllung der Steuerberaterpflicht
• Unterstützung und Hilfe beim Ausbau kleiner und mittelständischer Unternehmen
• Stärkung der Verwaltung von TKC-Mitgliederunternehmen
• Umfassende Nutzung des TKC-Systems
• Gegenseitige Auskunft, Hilfe und freundschaftliche Beziehungen zwischen den Mitgliedern

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